Les mentions obligatoires sur les factures

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La facture est un outil d’une importance capitale dans le suivi d’une comptabilité professionnelle moderne. Pour être irréprochable, celle-ci doit être accompagnée de quelques éléments obligatoires qui permettent son suivi par les services fiscaux et assure sa validité.

La facture à quoi ça sert ?

Non seulement le document de facturation est une pièce clé de toute comptabilité actuelle d’entreprise, mais elle se doit d’apparaître au cours de chaque échange de biens, services ou marchandises afin de valider l’acte commercial.

Un outil qui valide l’échange commercial

Afin de concrétiser l’échange commercial, le document de facturation cumule trois caractéristiques clés et doit être produit en deux unités.

– Un exemplaire « client » pour valider l’achat

– Un exemplaire « fournisseur » qui confirmera la vente.

Ce détail est très important, car en cas de litiges, la jurisprudence associée s’appuiera sur la facture et ses annotations.

Les 3 fonctions clés d’une facture

– juridique : la facture constitue la confirmation juridique de la réalité de la proposition validée ou de la marchandise vendue, et constate le droit de créance du vendeur

– commerciale : elle énonce les conditions de négociation de la vente entre le distributeur et son client, par exemple le montant à payer

– comptable : elle sert de justificatif comptable. Elle s’avère donc primordiale à l’établissement des bilans annuels et du suivi comptable.

La facture fait aussi office de support à l’exercice des droits sur la tva (ou tva intracommunautaire) et au contrôle de l’impôt. Une facture vous permettra de récupérer la TVA due que votre entreprise aura collectée pour l’Etat. Sans cela, vous ne récupérez pas la TVA collectée et ne serez pas en mesure de réaliser une opération d’autoliquidation de tva

Quand délivrer une facture ?

La délivrance d’une facture s’avère très importante dans les cas suivants :

– Pendant une vente de biens marchandises ou services entre professionnels. (obligatoire)

– Pour les ventes de marchandises entre un professionnel et un particulier, si dernier en fait la demande, ou en cas d’achat à distance (ex amazon ou tout autre site e-commerce).

– Pour les propositions de services, entre un professionnel et un particulier, lorsque le tarif dépasse 25 €

Les mentions obligatoires sur la facture

Une facture doit compter impérativement les mentions  ci-après :

– la date pour laquelle elle a été fabriquée ; son numéro d’ordre ( chaque facture détient un numéro unique, basé sur une séquence continue, exemple : 2015-XX )

– l’échéance de la vente ou de la proposition de services ; l’appellation et l’adresse du siège social du vendeur ou du prestataire de services, avec : pour un chef d’entreprise (type AE) : son nom et son prénom (+ nom commercial )

– pour une entreprise : sa dénomination sociale suivie de son numéro siret et de son code NAF, avec la mention de la nature juridique ( SARL à titre d’exemple ) et du montant du nécessaire social

– pour un commerçant : son numéro d’identifiant au registre du entreprise suivi du nom de la ville de son greffe d’identifiant

– pour un artisan : son numéro siret suivi de son numéro d’identifiant au répertoire des métiers puis du numéro du département d’identifiant

– l’appellation et l’adresse de le client

– l’adresse de livraison ; le numéro personnel d’immatriculation à la taxe sur la valeur ajoutée ( sauf si prix HT est inférieur à 150 euros )

– le descriptif exact du produit ou de la proposition de services

– le décompte détaillé des quantités et des tarifs

– le tarif unitaire hors taxes du produit ou le ratio horaire hors taxes de la proposition fournie ; les éventuelles majorations ( frais de transport, frais d’emballage. )

– le ratio de tva et le prix total de la taxe sur la valeur ajoutée correspondante

– les ristournes, rabais et autres ; la somme totale hors-taxes et la somme totale ttc

– la date d’échéance du paiement et les éventuelles conditions d’escompte applicables en cas de paiement anticipé.

Dans certains cas, le vendeur ou le prestataire peut être adhérent d’un centre de gestion agréée. La facture doit alors indiquer : « membre d’1 union agréée, le règlement par chèque est accepté. ».

Quand le vendeur ou le prestataire jouit de la franchise en base de tva, la facture doit indiquer : « tva non applicable, article 293 B du code général des impôts ». C’est souvent le cas pour la franchise de TVA autoentrepreneur

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